Rappels automatiques
Principe de fonctionnement
Sur Cards, vous pouvez créer des rappels (email et notification push), qui sont envoyés à vos utilisateurs.
Une fois configurés, vos rappels se déclenchent automatiquement, selon l'intervalle de temps que vous avez configuré. Vos utilisateurs reçoivent alors un mail avec votre message, ainsi que le lien vers la formation à compléter.
Vous pouvez retrouver tous vos rappels créés, depuis le menu Notifications > Rappels automatiques.
Créer un rappel
Vous avez trois solutions pour créer un rappel :
soit depuis la page "Rappels automatiques" puis "Créer un rappel"
soit depuis l'édition d'une formation, via l'onglet "Rappels"
soit depuis l'édition d'une routine, sur une étape de type "formation".
Dans les 3 cas, le formulaire est le même. La différence est qu'en passant par la page d'édition de formation, votre rappel sera automatiquement associé à la formation en question. Et en passant par une routine, le rappel sera associé à la formation, et à la routine.
Voilà les champs principaux sur un rappel :
Titre : libre à vous de définir le titre de votre rappel. Ce titre n'est visible que par les éditeurs, et non les utilisateurs / apprenants. Il vous sert à retrouver plus facilement le rappel pour l'associer à plusieurs formations.
Type : nous proposons 2 types de rappels :
"pour démarrer la formation" (start) : quand cochée, le rappel est envoyé aux utilisateurs n'ayant pas encore commencé du tout la formation (progression à zéro)
"pour terminer la formation" (complete) : quand cochée, le rappel est envoyé aux utilisateurs ayant commencé la formation mais ne l'ayant pas terminé complètement.
Statut : permet d'activer le rappel quand il est prêt (tant que le rappel est en "brouillon", il ne sera pas envoyé).
Message personnalisé : pour configurer un message personnalisé. Ce message est le corps de l'email de notification envoyé à vos utilisateurs. Vous pouvez le laisser vide pour qu'un message par défaut soit envoyé.
Des options avancées vous permettent de configurer plus précisément vos rappels :
Nombre max de rappels : c'est le nombre maximum de fois où le rappel est envoyé par utilisateur.
Délai avant le 1er rappel : nombre de jours avant que le 1er rappel ne soit envoyé. Ce délai se base sur la date à laquelle l'utilisateur a eu accès à la formation. Il se peut donc que tous les utilisateurs ne reçoivent pas le rappel au même moment.
Délai entre les rappels : nombre de jours qui seront attendus avant de renvoyer un autre rappel.
Jours de rappels : permet de choisir si un rappel doit être envoyé seulement certains jours de la semaine.
Date de début de rappels et Date de fin de rappels : pour choisir si les rappels ne doivent être envoyés que pendant une certaine période. Vous pouvez renseigner l'un ou l'autre des 2 champs, ou bien les 2.
Heure de début et heure de fin de rappel : il s'agit de la plage d'heure sur laquelle les rappels peuvent être envoyés. La vérification de l'heure se base sur le fuseau horaire configuré sur votre espace.
Rappels actifs pour : permet de choisir si un rappel ne doit être envoyé que pour une certaine population. Quand le choix est sur "certains utilisateurs", vous pouvez alors choisir un groupe et/ou une routine. Seuls les membres de ce groupe ou de la routine recevront alors le rappel.
Édition d'un rappel
Depuis la page "Rappels automatiques"
Quand vous éditez un rappel depuis la liste de tous vos rappels, vous aurez en plus du formulaire l'accès à la liste complète des formations où ce rappel est utilisé.
Vous pouvez donc, directement depuis cette page, associer ou détacher des formations au rappel.
Depuis l'édition d'une formation
Quand vous éditez une formation, l'onglet "rappels" vous permet d'associer un rappel à la formation, ou de modifier un rappel déjà associé.
Si un rappel est associé à plusieurs formations, vous aurez un message vous indiquant que la modification aura un impact sur d'autres formations.
Rappels dans les routines
Les rappels automatiques étant associés aux formations, vous pourrez les retrouver dans vos Learning Routines®.
Sur chaque étape de type "formation", un tag vous affichera si un ou plusieurs rappels sont associés (ou non) à la formation.
Cliquez sur le tag pour afficher la fenêtre vous permettant de créer ou sélectionner un rappel.
Vous pouvez alors créer un rappel directement depuis la fenêtre si vous le souhaitez. Le rappel créé sera alors associé à la formation, mais aussi à la routine (dans les options avancées, champ "Rappels actifs pour"). Ainsi, le rappel créé sera bien spécifique à votre routine. Cela vous permet d'être plus précis dans votre message personnalisé si vous le souhaitez.
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